2015年12月19日

如何邀約一場演講

因為擔任過演講者,我有過許多奇特的經驗,不乏令我翻白眼的邀約,還有令我感動的邀約。而在這些經驗之後,我也反省自己,當我是一個邀約者,我應該怎麼作,才能給予演講者該有的尊重,以下就是我的經驗。


邀約誰?
通常邀約者是因為擔任行政職位,或是有計畫在身的人。因此你被責付任務要去邀約,然而你可能完全不熟悉講者的領域,那怎麼辦?是不是就直接打電話去找講者,問他可以講什麼題目嗎?如果你真的這麼作,那你就開始不尊重對方了。

你應該先上網查詢講者的相關資料、發表、著作、演講過的題目......等,或是看看youtube上有沒有相關的影片,對講者有進一步的認識之後,然後去思考這個問題
「你希望安排這場演講,聽眾可以從講者那邊得到什麼?講者又可以為聽眾帶來什麼樣的議題」

先設定好了題目或是方向之後,再去進行下一步。

怎麼聯絡?
那麼,可以直接打電話去問了嗎?且慢,擔任行政工作的你可能會忘記一件重要的事,你邀約對象的工作性質不一定像你一樣。你可能會想,打電話直接邀約,不是就可以了嗎?可是當你賣力一直打電話找這個老師時,你會發現怎麼電話都很難找到他,總是同事來接電話,這怎麼回事啊?

中小學教師中通常只有擔任行政職的人,辦公桌上才會有電話,而且行政職的人才有比較高的可能性讓你一找就到。沒當行政的,就是當導師、專任老師,經常都不會在辦公室裡,而辦公室裡的電話,可能都是數十人共用一個電話。當你一直打電話進辦公室,其實就在造成對方的困擾。

老師待在辦公室裡,很少會聽到電話響起就立刻起身去接的,因為本身都還有其他事要作,而且接起的電話也未必是找他的。於是通常都是靠近電話的人,被吵得受不了之後,才去接起電話的。因此,請想想,當你高頻率地一直撥打辦公室電話,想要找你要邀約的老師,會造成他什麼樣的困擾?

那麼應該怎麼約呢?直接撥手機可以嗎?不一定行得通。你有空打給他,但是他不一定有空可以回給你啊,對方上課的時候,哪有可能接起電話。如果你打手機聯絡,沒有聯絡上,也要記得留言,或是傳簡訊告知。

許多人不習慣打了手機留言,而是聽到沒人接就掛斷,過一陣子再繼續打,但是請你用你辦公室的電話撥一通給自己手機,你看看顯示的號碼是什麼?你有沒有辦法從你手機知道是那個單位找的?如果你們單位有總機,那麼對方回撥過去,就只能聽到「OO單位您好,請直撥分機號碼......」,誰找的?完全不知道耶,沒留言沒簡訊,對方就只能看到一串沒辦法回撥的電話,徒增困擾。


所以怎麼聯絡呢?如果對方有在聯絡資訊中提供Email,那是最方便的,因為你可以把相關資訊先一併告知,也因為非即時同步聯絡,減少對方壓力。如果你覺得「可是,我真的很急,壓力很大,很想趕快聯絡啊」。坦白說,這是你家的事情,對方沒有必要為了「你很急」而配合你。

終於要聯絡了,要談哪些事情,這些基本的資訊通常你不會忘記,包括你的聯絡方式,演講的時間、地點、希望的講題,也要告訴講師,聽眾會有多少,有哪些身份。

除此之外,有一些是邀約者很容易忽略的。

費用
以「軍公教講座鐘點費支給規定」為準,如果是邀約同一個單位內的,那鐘點是800元,若是同一個縣市其他學校的老師,那就是1200元,若是外縣市的,就是1600元。

如果你想「欸,我們學校不是這個價錢耶」,那你更要特別注意了,可能是因為你們縣市或是單位用了自己的標準,降低了應該支付的費用,那麼你一定要在聯絡時特別說明費用,不然講者簽領據的時候,才發現怎麼費用是低報了,他不好意思的詢問你,你也只能很抱歉的跟他說。這些都應該在你諮詢對方時,確認工作契約的時候,就已經告知的,別等到講師人都已經到會場了,或是演講都已經結束了,才知道費用被少給了。

此外,還包括交通費。你們是不是支付對方高鐵、台鐵車資,是否接送對方來往車站,或是他自行前往,然後你們支付計程車費用,或是油資。千萬不要等到對方拿了交通單據給你,你再搖搖手說「喔,這個錢我們沒有付喔」


書面資料與拍照攝影
「邀演講時,可不可以要求講者事前提供簡報檔或是文章列印研習手冊?」
請問你們有編列稿費支付講者這部份的費用嗎?講師願意提供,是講師自身的意願,但不代表他「應該」提供。除非講題本身是政策宣導、操作作法等需要明確書面資料的,那麼你可以詢問講者「有沒有大綱,或是相關書面資料可以提供聽眾」,而不是直接要求講者事先寄送簡報檔給你。

另外,演講時也不應該拍照(包括拍攝簡報畫面),也不應該攝影,更不該要求講者留下簡報檔,這些都是講者的智慧財產,你也應該事前向聽眾說明會場不該作哪些事情。如果有這些需求,一定要事先詢問。如果講者應允,也不表示單位可以將圖片、影片、簡報檔放置網路上供其他人閱覽,這些同樣要再詢問講者。請記得你們單位支付的費用,僅是這數小時之內的演講費用,而不包括衍生的其他服務。

搞不懂什麼可以作,什麼不能作,就想想看電影就是了。看電影的時候,會隨著電影片拿到一本電影劇本嗎?看電影的時候又可以拍照、攝影然後上網分享嗎?


繼續聯絡
確認講師可以前來之後,並非就等著那天跟講師見面就好了。中間至少還要有兩次聯絡。
演講一兩週前或早些,詢問講者需要哪些器材,像是筆電、無線網路、簡報筆、雷射筆、印製書面資料等,也確認講師的交通方式,這也是順便提醒講師有這場演講,不要忘記喔。

演講一兩天前,再確認告知演講地點的前往方式,是要講者直接到演講地點,還是先到那個單位找誰。還有事先通知警衛人員預留車位,若講師前來,需要作哪些安排,要警衛聯絡邀約單位派人來接,還是請講師直接到哪個場地。


演講時要幹嘛?
場地中一定要有能處理事情的人在,而不是把講師一人放在會場,工作人員就閃了。哪些事情需要處理?最常發生的是無線麥克風沒電,所以要先準備電池,或是預先準備有線麥克風。如果有需要白板演示,也要確認白板筆都有墨水。此外電腦裡的簡報軟體,有可能因為不同版本而有不相容的情況,也要預先檢查,然後跟講者確認。


演講後還要幹嘛?
演講並不是一手交錢,一手交貨就結束了。如果你們有演講的回饋單,而且有題目是對演講的建議或心得,應該整理之後(或掃描)再寄給講師,讓講師也能從這場演講中得到回饋。

過程中也許你也徵得講師同意拍了活動照片,也可以再寄送給講師

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