因為擔任過演講者，我有過許多奇特的經驗，不乏令我翻白眼的邀約，還有令我感動的邀約。而在這些經驗之後，我也反省自己，當我是一個邀約者，我應該怎麼作，才能給予演講者該有的尊重，以下就是我的經驗。
邀約誰？
通常邀約者是因為擔任行政職位，或是有計畫在身的人。因此你被責付任務要去邀約，然而你可能完全不熟悉講者的領域，那怎麼辦？是不是就直接打電話去找講者，問他可以講什麼題目嗎？如果你真的這麼作，那你就開始不尊重對方了。
你應該先上網查詢講者的相關資料、發表、著作、演講過的題目......等，或是看看youtube上有沒有相關的影片，對講者有進一步的認識之後，然後去思考這個問題
「你希望安排這場演講，聽眾可以從講者那邊得到什麼？講者又可以為聽眾帶來什麼樣的議題」
先設定好了題目或是方向之後，再去進行下一步。
怎麼聯絡？
那麼，可以直接打電話去問了嗎？且慢，擔任行政工作的你可能會忘記一件重要的事，你邀約對象的工作性質不一定像你一樣。你可能會想，打電話直接邀約，不是就可以了嗎？可是當你賣力一直打電話找這個老師時，你會發現怎麼電話都很難找到他，總是同事來接電話，這怎麼回事啊？
中小學教師中通常只有擔任行政職的人，辦公桌上才會有電話，而且行政職的人才有比較高的可能性讓你一找就到。沒當行政的，就是當導師、專任老師，經常都不會在辦公室裡，而辦公室裡的電話，可能都是數十人共用一個電話。當你一直打電話進辦公室，其實就在造成對方的困擾。
老師待在辦公室裡，很少會聽到電話響起就立刻起身去接的，因為本身都還有其他事要作，而且接起的電話也未必是找他的。於是通常都是靠近電話的人，被吵得受不了之後，才去接起電話的。因此，請想想，當你高頻率地一直撥打辦公室電話，想要找你要邀約的老師，會造成他什麼樣的困擾？
那麼應該怎麼約呢？直接撥手機可以嗎？不一定行得通。你有空打給他，但是他不一定有空可以回給你啊，對方上課的時候，哪有可能接起電話。如果你打手機聯絡，沒有聯絡上，也要記得留言，或是傳簡訊告知。
許多人不習慣打了手機留言，而是聽到沒人接就掛斷，過一陣子再繼續打，但是請你用你辦公室的電話撥一通給自己手機，你看看顯示的號碼是什麼？你有沒有辦法從你手機知道是那個單位找的？如果你們單位有總機，那麼對方回撥過去，就只能聽到「OO單位您好，請直撥分機號碼......」，誰找的？完全不知道耶，沒留言沒簡訊，對方就只能看到一串沒辦法回撥的電話，徒增困擾。
所以怎麼聯絡呢？如果對方有在聯絡資訊中提供Email，那是最方便的，因為你可以把相關資訊先一併告知，也因為非即時同步聯絡，減少對方壓力。如果你覺得「可是，我真的很急，壓力很大，很想趕快聯絡啊」。坦白說，這是你家的事情，對方沒有必要為了「你很急」而配合你。
終於要聯絡了，要談哪些事情，這些基本的資訊通常你不會忘記，包括你的聯絡方式，演講的時間、地點、希望的講題，也要告訴講師，聽眾會有多少，有哪些身份。
除此之外，有一些是邀約者很容易忽略的。
費用
以「軍公教講座鐘點費支給規定」為準，如果是邀約同一個單位內的，那鐘點是800元，若是同一個縣市其他學校的老師，那就是1200元，若是外縣市的，就是1600元。
如果你想「欸，我們學校不是這個價錢耶」，那你更要特別注意了，可能是因為你們縣市或是單位用了自己的標準，降低了應該支付的費用，那麼你一定要在聯絡時特別說明費用，不然講者簽領據的時候，才發現怎麼費用是低報了，他不好意思的詢問你，你也只能很抱歉的跟他說。這些都應該在你諮詢對方時，確認工作契約的時候，就已經告知的，別等到講師人都已經到會場了，或是演講都已經結束了，才知道費用被少給了。
此外，還包括交通費。你們是不是支付對方高鐵、台鐵車資，是否接送對方來往車站，或是他自行前往，然後你們支付計程車費用，或是油資。千萬不要等到對方拿了交通單據給你，你再搖搖手說「喔，這個錢我們沒有付喔」
書面資料與拍照攝影
「邀演講時，可不可以要求講者事前提供簡報檔或是文章列印研習手冊？」
請問你們有編列稿費支付講者這部份的費用嗎？講師願意提供，是講師自身的意願，但不代表他「應該」提供。除非講題本身是政策宣導、操作作法等需要明確書面資料的，那麼你可以詢問講者「有沒有大綱，或是相關書面資料可以提供聽眾」，而不是直接要求講者事先寄送簡報檔給你。
另外，演講時也不應該拍照（包括拍攝簡報畫面），也不應該攝影，更不該要求講者留下簡報檔，這些都是講者的智慧財產，你也應該事前向聽眾說明會場不該作哪些事情。如果有這些需求，一定要事先詢問。如果講者應允，也不表示單位可以將圖片、影片、簡報檔放置網路上供其他人閱覽，這些同樣要再詢問講者。請記得你們單位支付的費用，僅是這數小時之內的演講費用，而不包括衍生的其他服務。
搞不懂什麼可以作，什麼不能作，就想想看電影就是了。看電影的時候，會隨著電影片拿到一本電影劇本嗎？看電影的時候又可以拍照、攝影然後上網分享嗎？
繼續聯絡
確認講師可以前來之後，並非就等著那天跟講師見面就好了。中間至少還要有兩次聯絡。
演講一兩週前或早些，詢問講者需要哪些器材，像是筆電、無線網路、簡報筆、雷射筆、印製書面資料等，也確認講師的交通方式，這也是順便提醒講師有這場演講，不要忘記喔。
演講一兩天前，再確認告知演講地點的前往方式，是要講者直接到演講地點，還是先到那個單位找誰。還有事先通知警衛人員預留車位，若講師前來，需要作哪些安排，要警衛聯絡邀約單位派人來接，還是請講師直接到哪個場地。
演講時要幹嘛？
場地中一定要有能處理事情的人在，而不是把講師一人放在會場，工作人員就閃了。哪些事情需要處理？最常發生的是無線麥克風沒電，所以要先準備電池，或是預先準備有線麥克風。如果有需要白板演示，也要確認白板筆都有墨水。此外電腦裡的簡報軟體，有可能因為不同版本而有不相容的情況，也要預先檢查，然後跟講者確認。
演講後還要幹嘛？
演講並不是一手交錢，一手交貨就結束了。如果你們有演講的回饋單，而且有題目是對演講的建議或心得，應該整理之後（或掃描）再寄給講師，讓講師也能從這場演講中得到回饋。
過程中也許你也徵得講師同意拍了活動照片，也可以再寄送給講師
